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    【原创】如何解决部门之间联络沟通的问题

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    浏览:- 发布日期:2021-05-31 09:33:00【


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    “由于业务部的联络常常出纰漏,我们生产部就遭了池鱼之殃”;

     

    “公司每个月都按时召开业务、生产部门联席会议,开会归开会,事后还是常有交期、设计等各种变更,生产作业上产生各种异常现象”;

     

    当业务部门在这方面做得不够理想,常常给我们生产部惹出一大堆麻烦,我们也会很生气的要求:“请做好联络工作,否则,一切后果由你们负责。”业务部的同事总是说“哎呀,我们可是穿同一条裤子的关系,何必拉下脸来?就是太忙了才会疏忽了联络工作,您就原谅了吧!下次一定改进。”

     

    说归说,他们还是外甥打灯笼—照旧……



    上述这种情况回归本质就是相关部门之间的传达、沟通、协调的问题。由于不论是商机(报价、制样),还是运营(接单后到交付,完成变现)的各个模块都是系统性的管理,工作往来非常多,相关部门之间的关系太密切,如果做不好联络的工作,后果就不堪设想。

     

    部门之间的沟通联络该如何做呢?我们就以文首的这个实例,做个分析。

     


    一、管理者要负全责

     

    部门之间的协调要做得紧密无间,责任可说是在于各部门的领导者身上。

     

    因此,生产部经理必须设法使业务部的管理人员,彻底达成部门间协调的任务。

     

    生产部经理不但要对业务部经理说:“请指导你的部属将联络工作做好。”

     

    对业务部的各主管也要找机会,做同样的请托。

     

    同时,生产部的主管不但要对业务部的主管说:“请做好联络工作。”

     

    也要对业务部的业务人员,也要做同样的请托。

     

    只要以此类推,在每次发生联络工作不周之时,就立刻实行这种“请托运动”,联络不周的毛病,在短时间内是会销声匿迹的。

     

    这就像小孩子犯错,如果不选择当场即时的批评,就收不到教育效果一样。总而言之,当别的部门没有做到位时,必须负起责任,敢于快速反映问题,贵在“立刻采取行动”。

     


    二、必须研究出一套行之有效的制度和防呆防错的做法


    站在业务部的立场,他们之所以联络不周,也有不得已的苦衷。

     

    例如,脑中明明想着:“这件事必须赶快跟生产部联络。”

     

    可是,往往还未付诸行动时,就发生了另一个急件必须立刻办理,或是突然来了重要的商机,使他们分心了,于是“忘了赶快跟生产部联络”的事。

     

    为了防止这种现象,务必想出一套无须太费心就能把信息传达出去的制度。例如:

     

    1、在业务部,里面设置专门负责联络事宜的联络人(即部门窗口联络人)。只要有这么一个专人,他就时时注意到各种必须与生产部联络的信息,及时传达到生产部,并且也要让生产部找到一位对接人及时记录和在内部进一步处理信息。

     

    2、由生产部按业务人员及客户之别,整理一份资料,在业务部来电话和信息时,趁机查问与该产品有关的各种疑问,例如:

    “某公司订购的某产品,它的发送地还没确定是不是?能不能及早跟我们联络?”别以为事关客户订购的产品,业务部就一清二楚,生产部本身如果积极到这个地步,能够往前追问,很多联络不周的事都能及时获得补救。

     

    3、为了确保联络沟通信息能够及时发出和传达,可以考虑建立一个实时动态的信息平台,当客户的各种订单变更、设计变更需求出现时,业务人员或者有关助理需要在第一时间把客户来的各种需求信息传输到信息平台上,最好还要针对不同的订单、产品、客户类别做适当的标准化管理,让业务人员或者有关助理填写好必要的信息,以避免因为不同人员的工作经验有差异而造成重要信息没有收集到位的情况。如果建立了这样的信息系统,生产部门的人员可以在第一时间得到(自动)提醒,同时也可以在上面查看到变更信息,这样就不用再次通过电话、纸质表、微信、邮件进行联络了。而且还有例外的好处,处于实时动态的系统,还可以追踪和自动汇总联络的数据,甚至这条信息还会同步自动抄送给研发技术、仓库、品报、财务等有关部门。

     


    三、分析联络不周的原因

     

    工作是必须持续改进的,因此类似上述的业务部,在出现纰漏后,必须虚心检讨联络不周的原因。这些理由或许包括但不限于如下:

     

    1、忙得分身乏术而忘了。

     

    2、觉得太麻烦,懒得通知而误了时间。

     

    除此之外,必有更多原因。站在业务部的立场,有必要一一查出,针对各个原因,找出“相应”的对策,并且付之实施,以收实效。

     

    部门之间的协调、联络,仅仅责备一方的责任,问题就永远解决不了,总而言之,双方都要对这个问题抱着积极的态度,主动靠前一步去承接,如此才能圆满收场。


    四、寻找问题背后的系统因素

     

    任何工作和管理问题的背后,都有其系统的因素,我们要懂得抓到要害并系统性地加以处理,否则就会出现今天业务和生产之间的沟通问题,明天变成是采购和品保部门之间的问题了,如此每天都有各种问题,加上管理者和工作人员也会变动,如果只是依靠人来处理,那么就容易造成同样的问题重复出现。

     

    在我们公司的辅导老师团队中有个共识,企业跨部门之间“最好的沟通是不用沟通”。显而易见,各种跨部门之间的联络沟通,最佳的做法是不要花时间去重复填写、录入,如果信息已经得到实时共享,那么在同一个信息平台上,不同部门得到外部最新的变动信息后,就可以看到他们认为最想了解的某个信息要点。

     

    长期以来,我们在辅导企业过程中,跨部门的沟通协调问题,它背后的系统性因素无归如下几点:

     

    1、跨部门的结构化流程尚未完全形成,各部门都有自己的流程,但部门流程之间是靠人工衔接,运作流程被割裂。在上述文首的实例,就是典型的部门之间的流程因为部门的划分而被割裂开来,然后依靠两部门之间的工作人员进行人工衔接,而不是自动衔接。如果他们有人忘记了,或者有人的经验不够,就容易出现信息停滞或者不足的困扰。

     

    2、各部门存在本位主义,部门墙高耸,各自为政,造成内耗。上述的案例中,也可以看到各自为政的影子,这些未必是当事者自己所能察觉到的。

     

    3、此外,缺乏共同的目标,组织能力没有完全形成,各部门管理者的职责履行不到位,也是跨部门联络沟通常见的问题。

     

    备注:如果您的公司,也有跨部门流程被割裂而依靠人工衔接,进而造成沟通协调工作和异常偏多的情况,可以通过微信公众号联系我们,我们会结合实际给您具体的建议。

     

      作者:陈招贵,厦门务本企业管理咨询有限公司 总经理

    —THE END—