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    【原创】厦门中小企业应对疫情指南

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    浏览:- 发布日期:2021-09-24 18:04:27【

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    作者 | 陈招贵

    9月10日突如其来的疫情对厦门企业生产经营活动造成很大影响。同安区的企业工厂已经从9月19日开始停工。从9月24日起,厦门市加大防控力度,对离厦人员采取更严格管控措施,也将给其他各区的企业生产带来影响。结合当前发布的疫情,我们初步判断,厦门全市实现清零、中高风险地区恢复为低风险还要一小段时间。


    面对这一疫情情况,厦门的中小企业如何应对?一是目前处于停工停产的企业重点应抓什么工作呢?二是处于员工正常上班的企业又应该注意防范哪些问题?为此,结合厦门市的中小企业的特点,参考一些企业应对措施,总结归纳了行动指南。


    一、总体思路


    疫情突发,客观上会影响正常经营和年度目标的达成,但是,我们要相信有党中央国务院的关心指导,有省市区镇社区和有关部门的高度重视,只要严格按照疫情防控指挥部的统一部署,疫情防控战役最终会取得胜利。各企业负责人、一把手要坚定信心,不要轻易改变企业制订的战略方向和目标,以积极的心态来应对,领导班子主动作为,明确疫情后的生产安排,调整第四季度的生产力度,弥补疫情期间的量产损失。领导班子不能乱了方寸,更不要消极悲观,不要把压力和不良情绪传给下属 。企业领导班子始终要提醒自己是企业的掌舵者,你自信,大家才会心安。记住一句话,弱者输在自残,强者赢在自愈。


    二、基本原则


    1、员工健康、生活摆首位 。组织落实疫情防控的各项指挥通知,把员工健康安全摆在第一位,对于身体有异常者及时联系救治,及时按要求做好核酸检测,完整收集各种数据信息。确保隔离人员有效落实各种自检,讲解防护知识和法律法规要求。关心员工生活。不要让员工自己独自关在出租房里而不闻不问,而是让他们在心中始终感觉到有组织可以依靠。


    2、停工停产不停班。企业本质上是没有上下班之分的,它永远是24小时都不打烊。因此,在停工停产期间,企业经营和管理不能中断,组织运行体系照样有效,编织和统计照样存在,企业和上下游供应链、客户之间的联动不能断,管理干部和员工之间的关联要比平时更加强。


    3、重视发挥企业团队的作用 。越是困难的时候,越要强调团队的作用,疫情之下,企业团队建设要加强,基层员工组织、生产班组、管理运营团队,要协调一致,各司其职,携手共进,团结互助,越是艰险越向前。


    4、抓住时机加强培训学习。情境教育的效果会更好,利用线上在视频面前培训分享会更专注。中小企业应该趁此机会统一思想、凝聚共识、学习新知识,必要时可以委请外部力量支持协助。


    5、研究解决长远性和系统性的问题。一些以前想解决却碍于忙碌而延宕的问题,例如需要花时间专心整理资料的,涉及标准化管理的,应该趁此定下目标彻底完成。


    三、应对指南


    (一)停工停产企业的应对指南

    部门

    应对事项

    相关要求说明

    老板(总经理)及总经办

    1、激励员工克服困难,鼓舞员工士气
    专门就疫情防范和复工复产后的企业经营事项,以关心员工的角度发表讲话。可以视频、微信文章等形式。
    2、运用互联网拓展经营活动
    加强外围联系,运用互联网空间替代物理空间,突破工业区、厂区、道路封闭的困境,开展全网营销、解决供应链问题。
    3、经营目标策略调整事宜
    组织高层和部门长讨论目标计划达成情况和受影响的程度,制订抢回补救措施计划。
    4、制订新年度经营计划
    连着第四季度,开始讨论制订2022年度经营计划。
    5、会议和项目计划与管理
    疫情防控期间会议计划与管理,重大改善课题项目立项及计划管理。
    6、政府政策通知及疫情掌握
    确定窗口责任人,统一收集汇总疫情防控和复工复产的政策公告通知。
    7、检讨制订突发应急预案
    组织检讨疫情应对不足之处及突发事件应对预案制度的讨论和拟定。

    人力行政

    1、疫情防控应对工作
    1)汇总员工疫情防控数据信息,建立应对数据资料档案,及时提醒员工核酸检测和结果反馈。
    2)安排对隔离员工的防护要求落实情况的跟踪、记录。
    3)盘点和管理防控物质,包括口罩消毒液、体温计等各种物品。
    2、员工住所和生活信息收集及点名考勤方案的制订
    做好员工基本情况的收集整理,同时制订好每天点名和考勤的方案。有关考勤方案可以根据人社部门有关通知酌情考虑。
    3、制订精神安抚、心灵关怀、培训学习计划
    1)根据需要,安排心理专家予以指导,做好心理安抚和关怀工作。
    2)结合公司实际制订疫情防控知识及其它思想观念方面的培训计划,并组织落实。
    3)做好困难员工家庭信息的收集,研究制订一人一案的救助计划。
    4、停工期间工资发放政策拟定和报审公布
    结合劳动法律法规要求,充分体恤员工实际困难,制订停工期间合理的工资发放政策,并尽快通知到位。
    5、制订复工复产后环境消毒和场所管理实施方案
    寻找专业部门和机构帮助。
    6、组织针对员工后续生活条件改善方案的讨论和规划
    提前部署规划城乡结合部员工居住条件改善事宜。
    7、表扬先进
    对于主动志愿报名参加疫情防控志愿者服务,或者捐赠钱物的员工,核实后应予以申报公司表彰奖励。

    销售业务

    1、做好与客户沟通互动
    最好以正式函件公文发出说明,取得谅解。
    2、制订出货和订单执行方案
    和客户沟通、商定推演几种复工复产时间背景下的出货、订单执行方案。
    3、商请出具不可抗拒事实性证明材料
    必要时,安排向有关部门单位商请出具不可抗拒证明佐证资料,减少可能造成违约索赔的风险。
    4、争取新客户和新订单
    为复工复产后争取新的商业机会。
    5、消除接收使用疫区产品感染病毒风险的疑虑
    会同品保、行政部门做好货品消毒和安全防护,消除客户对疫区产品的疑虑。
    6、应收账款管理事宜
    做好现有对账和应收账款催收工作。

    研发技术

    1、制订标准化管理的改善方案。
    完成以往没时间处理的标准化资料整理和管理工作,包括图纸、物料编码、物料共用性、工艺技术标准制订、BOM……
    2、新项目研发和新品打样进度检讨及项目管理
    1)做好新产品开发项目、打样进度的检讨和总结,及时提供给客户掌握。
    2)做好新项目的规划立项和报批。
    3、其它持续改善立项


    4、收集竞品和各种新技术信息和专利查询
    考虑并拟定新年度产品研发的计划方案。

    生产运营

    1、汇总现有订单、工单执行情况
    汇总订单和工单生产运营进度和延误情况,提交业务等部门掌握。
    2、制订材料半成品逾期处理的方案
    制订现有原材料、半成品、成品逾期(若有)的处理方案。
    3、供应链信息和沟通管理
    1)现有采购来料未到情况汇总。
    2)供应商货款对账及款项支付沟通。
    3)委外加工产品生产情况汇总。
    4、制订设备和场地使用前的准备方案
    做好设备长时间未开机前、配合行政部门场所消毒的准备工作,确保员工安全和复工复产顺利进行。

    财务管理

    1、税款社保缴纳管理
    及时关注有关信息,确保不逾期。
    2、应收应付款及资金安排
    做好应收应付实时动态管理,制订资金使用计划方案。
    3、制订融资、收账、偿债计划调整方案
    根据公司实际需要,制订有关融资、收账、偿债计划调整方案,保障生产经营活动的安全健康地顺利进行。
    4、评估停工停产损失

    收集有关数据资料并统计分析,评估停工停产造成的各项损失。


    (二)正常运转企业的应对指南


    针对正常运转,没有停工停产企业的行动指南,重点是包含三部分的工作:


    1、继续严格做好疫情防控、保障员工健康。


    2、针对员工、供应商、物流承运企业、客户等利益攸关方的管理。


    3、检讨疫情防控应对预案的落实及制(修)订突发事件预案。


    部门

    应对事项

    相关要求说明

    老板(总经理)及总经办

    1、政府政策通知及疫情掌握
    确定窗口责任人,统一收集汇总疫情防控和复工复产的政策公告通知。
    2、运用互联网拓展经营活动
    加强外围联系,运用互联网空间替代物理空间,突破当前人员和货物进出厦门的限制,开展全网营销、解决供应链问题。
    3、检讨制订突发应急预案
    组织检讨疫情应对不足之处及突发事件应对预案制度的讨论和拟定。

    人力行政

    1、疫情防控应对工作
    1)汇总员工疫情防控数据信息,建立应对数据资料档案,及时提醒员工核酸检测和结果反馈。
    2)安排对隔离员工的防护要求落实情况的跟踪、记录。
    3)盘点和管理防控物质,包括口罩消毒液、体温计等各种物品。
    2、员工住所和生活信息收集及点名考勤方案的制订
    做好员工基本情况的收集整理,同时制订好每天点名和考勤的方案。有关考勤方案可以根据人社部门有关通知酌情考虑。
    3、制订精神安抚、心灵关怀、培训学习计划
    1)根据需要,安排心理专家对隔离员工和住在中高风险区内员工的指导,做好心理安抚和关怀工作。
    2)结合公司实际制订疫情防控知识及其法律法规的培训计划,并组织落实。
    4、隔离员工停工期间工资发放政策拟定和报审公布
    结合劳动法律法规要求,充分体恤员工实际困难,制订停工期间合理的工资发放政策,并尽快通知到位。
    5、定期做好环境消毒和场所管理实施方案
    寻找专业部门和机构帮助。
    6、表扬先进
    对于主动志愿报名参加疫情防控志愿者服务,或者捐赠钱物的员工,核实后应予以申报公司表彰奖励。

    销售业务

    1、制订出货和订单执行方案
    结合当前防控措施和交通管制,制订出货和订单执行方案。
    2、消除接收使用疫区产品感染病毒风险的疑虑
    会同品保、行政部门做好货品消毒和安全防护,消除客户对疫区产品的疑虑。
    3、做好业务洽谈方式的调整
    根据当前疫情无法出差的现实,调整线上业务洽谈的方式。

    生产运营

    1、做好运输物流管理应对方案
    根据当前防控要求和出入厦门交通管制,做好采购、出货等物流管理的应对方案,例如采购周期、出货运输时间如何调整。
    2、高中风险防控区内供应商合作方案的调整
    评估现有在高中风险防控区内供应商企业的供货情况,对此适当做出调整。

    财务管理

    评估疫情防控造成的损失
    收集有关数据资料并统计分析,评估疫情防控造成的各项损失。


    —THE END—